Деловая пресса

Главная

О проекте

Партнеры

Рассылка

Свидетельства СМИ

Реклама

Контакты

Публикации

Разместить информацию
Портал электронных
средств массовой информации
для предпринимателей


Поиск
Расширенный поиск


ЭЛЕКТРОННЫЕ ИЗДАНИЯ


Бизнес за рубежом



Новости электронной коммерции



Российские политические портреты



Новости малого бизнеса



Вести Отечества



Новости Cистемы ММЦ



Внешнеэкономическое обозрение



Россия выбирает



Торговая неделя



Москва: мэр и бизнес



Новые технологии



Налоги и бизнес



Бизнес и криминал



Деловая Москва



Лизинг Ревю



Маркетинг и практика предпринимательства





Новые технологии

  номер 47 (120) от 28.11.2001 Архив


<< предыдущая статья     оглавление     следующая статья >>


ЭЛЕКТРОННАЯ ВОЛОКИТА

Зачем нужна бумага в безбумажном офисе

Надежды компаний избежать бумажной волокиты тщетны. Старший исследователь Hewlett-Packard Laboratories Абигайль Селлен попыталась доказать это в опубликованной осенью книге, которая так и называется - "Миф безбумажного офиса". В частности, расход бумаги в таких офисах на самом деле увеличивается на 40% : выясняется, что чем быстрее и проще общаться сотрудникам, тем больше они пишут друг другу писем, а потом - распечатывают. Похоже, некоторые российские компании уже могут сверить свой опыт с выводами Селлен. "ВымпелКом" - одна из первых российских компаний, попытавшихся перевести документооборот в электронный вид. Однако 40% документов "ВымпелКому" все равно приходится дублировать в бумажном виде.

Наибольшим спросом безбумажные технологии документооборота пользуются со стороны крупных компаний. Процессы принятия решений в этом случае значительно ускоряются, что особенно актуально, если офисы фирмы расположены в разных странах мира. "В бумажном варианте на согласование любого решения уходит целый месяц. А так можно все согласовать даже за один день", - говорит Борис Щербаков, глава московского представительства компании Oracle.

Перенять опыт международных корпораций около года назад решила российская компания "ВымпелКом". В "ВымпелКоме" подсчитали, что подготовкой, сверкой и доставкой по офису приказов, докладных записок и прочих бумаг специально занимается около 30 сотрудников. Помимо этого у каждого сотрудника уходит на бумажную волокиту 1 - 2 часа ежедневно. По словам Андрея Кузнецова, вице-президента и директора по информационным технологиям "ВымпелКома", с внедрением новой системы, которое обошлось примерно в $50 000, его компания рассчитывала сэкономить до 24% средств, затрачиваемых на поддержку работы офиса.

Теперь вместо бессистемной рассылки инструкций по внутренней электронной почте, распространенной во многих компаниях, в "ВымпелКоме" вся информация систематизирована и любой сотрудник может без труда найти документ месячной давности. По электронной почте в "ВымпелКоме" приходят лишь сообщения о появлении какого-нибудь нового приказа, посмотреть который можно в одной из специальных папок. А для сотрудников разных отделов, вовлеченных в какой-нибудь один проект, созданы специальные форумы для обсуждения, где каждый пишет свои замечания.

Через год в "ВымпелКоме" убедились, что процесс создания документов, составление которых требует участия сразу нескольких человек, действительно сокращается: благодаря программе за разработкой текста сразу несколько сотрудников могут следить одновременно, так что отпадает необходимость многократно распечатывать и корректировать документ.

Но дальше все происходит, как и в любой другой компании. После многостороннего согласования приказ распечатывается, подписывается и подшивается в бумажный архив. Такая участь, увы, постигает до 40% документов. Другого, в общем-то, можно было и не ожидать. Ведь в России электронный документ не имеет юридической силы. Российское законодательство разрабатывалось с учетом привычных бумажных носителей информации, поэтому большинство сделок должно визироваться подписью и печатью компании, объясняет Евгений Попов, старший юрист московского офиса юридической фирмы "Вегас-Лекс". Исключения есть лишь в гражданском праве, разрешающем в некоторых случаях ссылаться на факсимильные и электронные сообщения.

Поэтому "ВымпелКому" приходится вести двойной учет документов - как и другим компаниям, внедрившим технологию безбумажного офиса. Они хорошо представляют, что им грозит, если этого не делать. "Однажды наша сотрудница решила без реальных оснований побороться за свои трудовые права. Подала в суд. Представьте, что было бы, если бы мы представляли суду не подписанные бумаги с приказами, а e-mail? " - говорит Борис Щербаков, глава московского представительства компании Oracle.

Кадровые документы - один из самых больных вопросов в электронном офисе. При приеме сотрудника на работу работодатель может сразу указать в контракте, что будет его информировать о перемещении по службе, увольнении и прочем через электронные средства связи. Однако, если приказ по требованию закона может быть издан только при согласии сотрудника, об электронных средствах связи придется забыть. "Нужна традиционная бумага с подписью, аналогом которой электронный документ быть не может", - говорит зампредседателя Головинского межмуниципального суда Москвы Елена Прохорычева.

А при общении с внешним миром без бумаги просто не обойтись. "Безбумажная деловая связь между организациями невозможна. Все внешние исходящие и входящие документы должны быть только в бумажном виде", - признает Григорий Циперман, директор по консалтингу компании IBS, которая сама занимается внедрением подобных систем.

И все же Андрей Кузнецов надеется, что со временем удастся снизить долю внутренних бумажных документов до 20%. Возможно, уже в будущем году "ВымпелКому" и другим российским компаниям не придется так мучиться с двойным документооборотом - если только законодатели примут закон "Об электронной цифровой подписи", одобренный на прошлой неделе Государственной думой во втором чтении. Предполагается, что закон уравняет электронную и обычную подписи. При этом юридическая сила электронной подписи будет подтверждаться сертификатом, выдаваемым специально созданными удостоверяющими центрами, объясняет соавтор проекта Игорь Лукашев.

Правда, "безбумажные" компании могут столкнуться с проблемами другого рода. Как показывает практика, сотрудники с трудом привыкают к этому нововведению. В одной нефтяной компании, являющейся клиентом IBS, тоже была внедрена система электронного документооборота. "Все должно было работать как часы. Но внезапно обнаружились сбои", - рассказывает Циперман. Выяснилось, что многие сотрудники не выполняют простую, но крайне важную операцию - не вводят в одном из полей номер документа. Чтобы приучить сотрудников к новым порядкам, у консультантов ушло четыре месяца. ("Ведомости", 28.11.2001)




<< предыдущая статья     оглавление     следующая статья >>


 
БЕСПЛАТНОЕ РАЗМЕЩЕНИЕ
ИНФОРМАЦИИ

  • ДОБАВИТЬ коммерческое предложение

  • ОПУБЛИКОВАТЬ информацию об организации

  • ОСТАВИТЬ заявку на кредит / инвестирование

  • РАЗМЕСТИТЬ объявление о покупке / продаже бизнеса

  • РАЗМЕСТИТЬ информацию о вакансии

  • Бесплатные сервисы онлайн



    КУРСЫ ВАЛЮТ ЦБ РФ
    на 17.07.2019
    USD62,8129-0,0151
    EUR70,6771-0,1803
    E/U1,1252-0,0026
    БВК66,3518-0,0894
    Все валюты

    ПОГОДА 
    Россия, Московская обл., Москва
    днем
    ночью

    (прогноз)
    Погода в России и за рубежом

    ВАШЕ МНЕНИЕ



      Рейтинг@Mail.ru Rambler's Top100
    Российский деловой портал «Альянс Медиа»
     · Бизнес России
    Бизнес-образование
     · Бизнес-план
     · БИНФО
     · Благотворительность
     · Бухгалтерский учет
     · Вся Россия
     · ВЭД
    Госзаказ
     · Дистанционный консалтинг
     · ЖКХ
     · Законы
     · Зоокластер
     · Инвестиции
     · Инновации
     · Исследования
    Исторические документы
     · ИТ и связь
     · Кино
     · Кластер инноваций
     · Кластерное развитие
     · Коммерческие предложения
    Легпром
     · Маркетинг
     · Мероприятия
     · Молодежь
     · Наука
     · Недвижимость
     · Охрана труда
     · Размещение пресс-релизов
    Пресса
     · Продукция и услуги
     · Работа
     · Рассылки
     · Реклама и PR
     · Ремесленничество
     · Рестораны
     · Русский язык
    Система ММЦ
     · Словарь
     · Социальное общество
     · Спорт
     · Стиль Мода Дизайн
     · Субконтрактация
    ТВ - Первый канал бизнеса
     · Тесты
     · Транспорт
     · Финансовые рынки
     · Экология
    Адыгея
     · Алтай
     · Амурская область
     · Архангельск
     · Астрахань
     · Башкортостан
     · Белгород
     · Брянск
     · Бурятия
    Владимир
     · Волгоград
     · Вологда
     · Воронеж
     · Дагестан
     · Еврейская АО
     · Забайкальский край
     · Иваново
     · Ингушетия
    Иркутск
     · Кабардино-Балкария
     · Калининград
     · Калмыкия
     · Калуга
     · Камчатка
     · Карачаево-Черкессия
     · Карелия
    Кемерово
     · Киров
     · Коми
     · Кострома
     · Краснодар
     · Красноярск
     · Курган
     · Курск
     · Ленинградская область
    Липецк
     · Магадан
     · Марий Эл
     · Мордовия
     · Москва
     · Московская область
     · Мурманск
     · Ненецкий АО
    Нижний Новгород
     · Новгород
     · Новосибирск
     · Омск
     · Орел
     · Оренбург
     · Осетия
     · Пенза
     · Пермь
     · Приморье
    Псков
     · Республика Алтай
     · Республика Крым
     · Ростов-на-Дону
     · Рязань
     · Самара
     · Санкт-Петербург
     · Саратов
    Сахалин
     · Свердловская область
     · Севастополь
     · Смоленск
     · Ставрополь
     · Тамбов
     · Татарстан
     · Тверь
     · Томск
    Тула
     · Тыва
     · Тюмень
     · Удмуртия
     · Ульяновск
     · Хабаровск
     · Хакасия
     · ХМАО-Югра
     · Челябинск
     · Чечня
    Чувашия
     · Чукотка
     · Якутия
     · Ямало-Ненецкий АО
     · Ярославль
    Дальневосточный ФО
     · Приволжский ФО
     · Северо-Западный ФО
     · Северо-Кавказский ФО
     · Сибирский ФО
     · Уральский ФО
    Центральный ФО
     · Южный ФО
    Австралия
     · Австрия
     · Азербайджан
     · Аргентина
     · Армения
     · АТЭС
     · Белоруссия
     · Бельгия
     · Болгария
     · Бразилия
    Великобритания
     · Венгрия
     · Вьетнам
     · Германия
     · Греция
     · Грузия
     · Дания
     · ЕАЭС
     · Египет
     · Израиль
     · Индия
    Ирландия
     · Испания
     · Италия
     · Казахстан
     · Канада
     · Кипр
     · Киргизия
     · Китай
     · Куба
     · Латвия
     · Литва
    Молдавия
     · Монголия
     · Нидерланды
     · Норвегия
     · Польша
     · Португалия
     · Румыния
     · Сербия
     · Словакия
     · Словения
    СНГ
     · Таджикистан
     · Тайвань
     · Туркмения
     · Турция
     · Узбекистан
     · Украина
     · Финляндия
     · Франция
     · Хорватия
    Черногория
     · Чехия
     · Швейцария
     · Швеция
     · Эстония
     · Южная Корея
     · Япония
    2003 - 2019 © НДП "Альянс Медиа"
    Правила републикации
    материалов сайтов
    НП "НДП "Альянс Медиа"

    Политика конфиденциальности